topmetro.news – Wali Kota Medan Drs H T Dzulmi Eldin S MSi MH diwakili Sekda Kota Medan Ir Wirya Al Rahman MM menghadiri acara Pemusnahan Arsip Bagian Umum Sekretariat Kota Medan Tahun 2018 di Balai Kota Medan, Senin (31/12/2018).
Pemusnahan itu dilakukan untuk mengurangi jumlah arsip in-aktif Bagian Umum Setdako Medan sejak tahun 1971 sampai arsip tahun 1976.
Pemusnahan arsip dilakukan dengan menggunakan mesin penghancur kertas. Secara simbolis, Sekda memasukkan berkas arsip in-aktif ke dalam mesin penghancur kertas disaksikan Asisten Umum Ikhwan Habibi Daulay, Kepala Inspektorat kota Medan Farid Wajedi, Kadis Perpustakaan dan Kearsipan Darusalam Pohan dan Kabag Umum Andi Syahputra.
Dalam hitungan detik, berkas in-aktif yang dimasukkan Sekda telah hancur. Kemudian Sekda membuka tutup mesin penghancur kertas dan memperlihatkan Bekas in-aktif yang dimasukkan tadi sudah hancur. Setelah itu akan dilanjutkan dengan penghancuran secara keseluruhan berkas in-aktif tahun 1971 sampai 1976.
Penumpukan Arsip
Wali Kota dalam sambutan tertulisnya yang dibacakan Sekda mengatakan, permasalahan yang sering dihadapi pengelola arsip adalah terjadinya penumpukan arsip dari waktu kewaktu. Hal ini tidak terlepas dari karakteristik arsip yang menumpuk secara alami.
“Solusi atas permasalahan tersebut adalah dengan melakukan penyusutan yang dilakukan secara sistematis dan terarah yang dilakukan dengan berpedoman kepada ketentuan dan peraturan yang berlaku,” kata Wali Kota.
Lebih jauh Wali Kota selanjutnya menjelaskan, tujuan dari pemusnahan arsip yang dilakukan untuk mengurangi terjadinya penumpukan arsip sehingga arsip yang masih aktif dapat terpelihara dan dapat tertata dengan baik serta efisiensinya biaya pemeliharaan, perawatan serta penyimpanan arsip.
‘Oleh karena itu pemunanahan arsip yang ada pada masing-masing OPD di lingkungan Pemko Medan secara berkala mutlak perlu dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku,’’ ungkapnya.
Melalui acara pemsunahan arsip ini, Wali Kota mengharapkan kepada seluruh OPD di lingkungan Pemko medan agar melakukan hal yang sama demi tertibnya administrasi kearsipan. Dalam melakukan penyusutan, kiranya dapat berpedoman pada ketentuan yang berlaku tentang kearsipan agar seluruh arsip-arsip in-aktif maupun arsip statis yang mempunyai nilai guna untuk segera diserahkan ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan sehingga kedepan tertib administrasi kearsipan dapat berjalan dengan baik.
Penandatangan Berita Acara
Sebelum dilakukan pemusnahan, terlebih dahulu Kabag Umum Setdako Medan M Andi Syahputra menyerahkan secara simbolis berkas yang akan dimusnahakan kepada Sekda. Kemudian dilanjutkan dengan penandatangan berita acara pemusnahan oleh Kabag Umum, Inspektorat, Kadis Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan dan diakhiri Sekda.
Penulis: Rizal
